Dolgozni csak pontosan és szépen - a titkárságvezetők

felsőfokú szakképzés, FSZ, OKJ, szakmakereső

Két éves, felsőfokú OKJ képzés keretében tanulhatunk titkárságvezetőnek.Nappali és esti tagozaton is elvégezheted, ha pedig még nincsen szakmád és nem múltál el huszonkét éves, akkor még tandíjat sem kell fizetni. A két év során olyan modulokat kell elsajátítani, mint az Irat- és dokumentumkezelés és készítés Titkársági rendezvény- és projektszervezés Titkársági vezetési-szervezési feladatok ellátása az ügyvitel területén Idegen nyelvű titkársági kommunikáció Titkársági ügyvitelszervezés – tudjuk meg Csernus Szilviától, aki az egyik budapesti szakképző-helyen dolgozik titkárságvezetőként. A képzésen résztvevők harminc százalékban elméleti és hetven százalékban gyakorlati oktatásban részesülnek. Sikeres vizsgát követően arra is akadhat lehetőség, hogy esetleg felsőoktatásban tanuljunk tovább, egy kapcsolódó szakon. Ezt nem minden iskola biztosítja, ezért mielőtt beiratkoznál bárhová, érdemes utánakérdezni annak, hogy az adott képzőhely kapcsolatban áll-e valamelyik egyetemmel vagy főiskolával. Sokféle feladat – A titkárságvezetői munkakör egy átlagos irodai munkának mondható. Az iskolában, ahol titkárságvezető vagyok, én csinálom a tanügyi adminisztrációt – mondja Csernus Szilvia, majd hozzáteszi, hogy az ő feladata a naplók és a törzslapok rendszerezése, a kapcsolattartás a diáksággal, igazolások kiállítása, kérelmek, felmentések és határozatok írása is. Persze ezen kívül akad még bőven dolga egy titkárságvezetőnek:– Kapcsolattartás a szaktanárokkal, diákok lejelentési kötelezettsége, a diákigazolványok intézése, befizetések koordinálása, számlakibocsájtás, adatbázis vezetése a diákokról, statisztikák készítése –sorolja végtelennek tűnő feladatait Szilvia, aki annak idején tanítónőként kezdte a pályafutását, majd az élet úgy hozta, hogy titkárságvezető lett. Szilvia úgy gondolja, hogy aki ebben a szakmában szeretne dolgozni, annak alapvetően terhelhetőnek és rugalmasnak kell lennie, ugyanis bármikor bejöhet egy olyan feladat, amire előzetesen nem számítottál. – Ráadásul ez tényleg bármilyen lehet: a pár perces, vagy akár több napos elfoglaltság is – mondja Szilvai. A fentieken kívül még az empátiát, a tűrőképességet, és a jó problémamegoldó képességet emeli ki azokból a tulajdonságokból, aminek nem árt, ha birtokában van egy titkárságvezető. Ide tartozik a szorgalom és az adminisztráció szeretete is. – Néha elég monoton is tud lenni ez a munka, ugyanakkor nem szabad hagyni, hogy a dolgok „szétaprózódjanak”. Ha esetleg egyedül dolgozol majd egy titkárságon, akkor pedig gyorsan és precízen kell dolgozni. Például a diákok normaigénylésénél nem lehet hibázni – figyelmeztet Szilvia és hozzáfűzi, hogy nyelvtudásra nem mindenhol van szükség, viszont elengedhetetlen, hogy alapvető számítástechnikai ismereteid legyenek. A monotonitás mellet változatosság is a velejárója ennek a szakmának. - Sok mindennel kell foglalkoznod és sok részletre kell odafigyelned. Valamilyen szinten a kiszámíthatóság is jelen van, hiszen ha már egy éve dolgozol titkárságvezetői pozícióban valahol, akkor már megszerzed azt a rutint, ami alapján már nem érhet túl nagy meglepetés. Dönthetsz arról, hogy az adott pillanatban mi a fontos és mit lehet kicsit hanyagolni – mondja Szilvia. Alapvetően olyanoknak ajánlja ezt a munkát, akik szeretnek emberekkel foglalkozni és nem riadnak el a felelősségtől sem. – Én magát az embert is szeretem – mondja Szilvia – és jó érzéssel tölt el, ha segíthetek megoldani mások problémáját. Pontosság a végletekig – Egy titkárságon rendnek kell lennie. Fontos a jó kollegiális viszony kiépítése. Ehhez segítőkésznek, nyitottnak, megbízhatónak kell lenni. Szerencsés esetben ezek a tulajdonságok már alapban megvannak abban, aki erre a pályára készül, ha pedig mégsem, akkor meg úgy is hamar rájön, hogy ezek nélkül nagyon nehéz ezt a szakmát művelni – véli Szilvia. Ami az elhelyezkedést illeti, Szilvia úgy gondolja, hogy manapság elég nagy szerencse kell ahhoz, hogy valaki jó helyre kerüljön. – Elég kicsi az esély arra, hogy valaki az „utcáról” egyből bekerül egy titkárságvezetői pozícióba. Ezért is szoktam a diákoknak azt tanácsolni, hogy bátran tanuljanak még emellé, az sosem baj, ha több lábon áll valaki – mondja Szilvia. Nem fér hozzá kétség, hogy az elhelyezkedési esélyeinket növeli, ha már van némi szakmai gyakorlatunk. Szilvia is úgy hiszi, hogy ha valaki kellően motivált, akkor egy szakmai gyakorlat jó apropó ahhoz, hogy „bedolgozzad magad” egy munkahelyre. (Egyébként a felsőfokú szakképzések esetében amúgy sem úszhatod meg a szakmai gyakorlatot: többnyire a második év nyarán kell teljesíteni azt.) A munkaidő általában napi nyolc óra szokott lenni, de itt sem ritka a túlóra. Természetesen a kereset attól függ, hogy hol sikerül elhelyezkednünk, de nagyjából nettó száz, illetve százötvenezer forint közötti havi bérrel számolhatunk, ha a versenyszférában sikerül munkát találni. Persze arra is van esély, hogy közalkalmazottként találj valamit, ebben az esetben az éppen aktuális közalkalmazotti bértábla szabja meg a fizetés mértékét. T.G.