A munkaköri leírások kidolgozásának módja

munkahely

A munkaköri leírások kidolgozásához szükséges információkat több szinten lehet összegyűjteni:• a szervezet tevékenységét leíró és szabályzó külső és belső dokumentumokból, mint jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, kiemelten az SzMSz vagy ügyrend,• a munkakörelemzésekből, mert az elemzési kérdőívek munkakörönként rendszerezett formában tartalmazzák a legfontosabb információkat. Ez a rendszerezés nagyvonalakban megegyezik a munkaköri leírás tartalmi rendszerével. A munkaköri leírást az állománytáblában szereplő minden egyes munkakörre ki kell dolgozni. A kidolgozást több lépésben ajánlott elvégezni: A munkakörök megnevezésének tisztázása és egységesítéseA szervezetek személyzeti szervei egységesítik a munkakörök megnevezését. A jogszabályokban átfogó munkaköri megnevezésekkel szereplő munkakörök esetében, mint az ügykezelő, ügyintéző, osztályvezető, főosztályvezető stb., ahol a feladatok szakterületenként eltérőek, szakterületenként kell egységes, a teljes szervezetben használható megnevezéseket adni, például zárójelben feltűntetve a szakterületet, pl.: előadó (költségvetési). Csak az ilyen jellegű munkakörök elkülönítése és megnevezésük egységesítése után lehet a munkaköri leírásokat kidolgozni. A munkaköri leírások karbantartásaA szervezet munkakörei a környezeti és szervezeti változásoknak megfelelően változnak, egyes munkakörök megszűnnek, újak jelennek meg, másoknak a tartalma módosul, ezért a munkaköri leírásokat sem lehet statikusan kezelni, hanem folyamatos karbantartásukra van szükség. A munkaköri leírás és a valóság közötti eltérések feltárásának lehetőségei:• A munkakör közvetlen vezetője munkatársával értékelő megbeszélést tart, ahol közösen áttekintik a munkaköri leírásban leírtakat, meghatározzák és értékelik az eltéréseket,• A érintett munkakörök elemzését és munkaköri leírását át kell tekinteni, illetve az új munkakörök elemzését és munkaköri leírását el kell készíteni. Ha a szervezetben nem történik jelentős változás, a munkakörelemzéseket és munkaköri leírásokat egy-két évente át kell tekinteni (a szervezet vagy szervezeti egység dinamikájától függően a periódus vezetői megítélés tárgya), és aktualizálni kell. Új munkakörök esetében a munkaköri leírást az új munkakörre vonatkozó szabályzatok, előírások figyelembe vételével az érintett szervezeti egységek személyzeti szervezetei vagy szakemberei készítik el a munkakörök közvetlen vezetőivel együtt.A változás – a szervezetfejlesztési akció vagy a változás mértékétől és kiterjedtségétől függően – érintheti csak a kiegészítő munkaköri leírást, ha az akció csak egy vagy több szervezeti egység tevékenységében eredményezett változást vagy érintheti a törzs és kiegészítő munkaköri leírást, ha a változások a teljes szervezetre kiterjedtek, és megváltoztatták a munkakör tartalmát, jogköreit stb., és a változások a szervezet működését szabályzó dokumentumokban is megjelennek. A munkaköri leírás karbantartása mind a vezető, mind a munkatársak közös érdeke, de a vezető felelőssége. Mivel a munkaköri leírás a különböző munkakörök közötti koordináció egyik fontos eszköze, és a vezető csak azoknak a feladatoknak az elvégzését várhatja el munkatársaitól, melyeket egyértelműen ismernek, komoly zavarok léphetnek fel a munkaköri leírás hiányában. Forrás: www.mki.gov.hu